Die Gartenwerkler
Garten- & Landschaftsbau · Hausmeisterservice
Die meisten Betriebe bekommen eine Website und suchen sich die Bürosoftware woanders. Hier ist beides dasselbe System — vom Kontaktformular bis zur festgeschriebenen Rechnung.
- 2 Spartenein Auftritt
- Verwaltungstatt Zettelwirtschaft
- E-RechnungEN 16931
Ausgangslage
Die Gartenwerkler sind in Salzgitter mit zwei Sparten unterwegs: Garten- und Landschaftsbau auf der einen, Hausmeisterservice auf der anderen Seite. Zwei Zielgruppen, zwei Preisgefüge, ein Betrieb — und online bis dahin nichts, worauf man jemanden hätte verweisen können.
Das eigentliche Problem saß aber hinter der Bühne. Angebote entstanden in Word, Rechnungen aus einer alten Vorlage, wer was bezahlt hatte, stand in einer Tabelle. Bei Werkzeug- und Geräteprüfungen erinnerte man sich an Fristen, statt sie irgendwo abzulesen. Das trägt eine Weile — bis der Betrieb wächst.
Dazu kam ein Termin, der nicht verhandelbar ist: die E-Rechnungspflicht. Wer geschäftlich fakturiert, muss strukturierte Rechnungen ausstellen können. Eine hübsche Website hätte dieses Problem nicht angefasst.
So bin ich vorgegangen
- 01
Erst die Sparten sortieren
Vor dem Design stand die Frage, wie zwei sehr unterschiedliche Leistungsbereiche unter einem Dach auftreten, ohne beliebig zu wirken. Ergebnis ist ein Leistungskatalog mit echten Richtpreisen je Position — Rasenpflege pro Quadratmeter, Heckenschnitt pro laufendem Meter, Winterdienst pro Einsatz. Wer die Seite verlässt, weiß, woran er ist.
- 02
Eigene Bildsprache statt Baukasten
Ein hochkontrastiges, rasterbetontes System mit kondensierter Versaltypografie, dunklen Trägerflächen und genau einem lauten Akzentton. Handwerklich, aber nicht hart — abgerundete Flächen und weiche Schatten nehmen der Struktur die Werkstattkälte, ohne sie beliebig zu machen.
- 03
Die Verwaltung als eigentliches Produkt
Hinter der Website liegt ein vollständiger Bürobereich: Anfragen werden zu Kunden und Projekten, daraus entstehen Angebote, Abschläge, Rechnungen und Gutschriften. Zahlungen werden gebucht, der Belegstatus zieht sich daraus selbst nach, Mahnstufen schlagen sich nach Fälligkeit vor. Festgeschriebene Belege sind ab dann nach GoBD gesperrt.
- 04
Rechtssicherheit in der Datenschicht
Jede Rechnung entsteht zusätzlich als CII-XML nach EN 16931. PDFs folgen DIN 5008 auf eigenem Briefpapier. Angebote gehen per Link oder am Tablet in die Freigabe — unterschrieben wird mit Finger, Maus oder Stift, gespeichert werden Name, Bild, Zeitpunkt und eine Prüfsumme des Belegs: ändert sich der Inhalt nachträglich, ist die Freigabe gesperrt.
- 05
Geräte, Stunden und der Rest des Alltags
Maschinen mit Wartungs- und HU-Ampel, Mitarbeiterstunden mit Beginn, Ende und Pause nach den Vorgaben von ArbZG und MiLoG, Bankabgleich gegen offene Belege, DATEV-Export für den Steuerberater. Dazu Flyer und Visitenkarte im selben Gestaltungssystem, druckfertig vermessen.
Das Ergebnis
Der Betrieb ist online sichtbar, mit klaren Preisen und zwei sauber getrennten Sparten — und das war der kleinere Teil der Arbeit.
Wichtiger ist, was danach passiert: Eine Anfrage aus dem Formular wird zum Kunden, zum Projekt, zum Angebot, zur unterschriebenen Freigabe und zur Rechnung, die den gesetzlichen Anforderungen genügt. Ohne Medienbruch, ohne zweites Programm, ohne monatliche Lizenzgebühr an einen Anbieter.
Alles, was Geld bewegt, eine Frist trägt oder unterschrieben wird, hat dabei einen eigenen Selbsttest — von der Summenkette über die E-Rechnung bis zu den Arbeitszeitregeln. Das ist der Unterschied zwischen »sieht gut aus« und »hält einer Prüfung stand«.
Erbrachte Leistungen
- Individuelles Webdesign
- Next.js-Entwicklung
- Betriebsverwaltung (Belege, Zahlungen, Mahnwesen)
- E-Rechnung nach EN 16931
- Kundenportal & digitale Freigabe
- Printgestaltung
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